Seni Memimpin Rapat

Sebagai staf senior, sering kali saya ditugaskan untuk menghadiri rapat mewakili pimpinan. Beragam rapat saya ikuti. Mulai dari rapat yang sifatnya ecek-ecek, seperti membahas teknis pelaksanaan suatu kegiatan, sampai pada rapat yang rada serius, seperti menentukan rancangan suatu kebijakan. Sayangnya, tidak semua rapat yang saya ikuti terkait bidang dan keahlian saya. Banyak pula disposisi untuk menghadiri rapat, yang datang ke meja saya, yang materinya atau bahasannya tidak saya pahami atau bukan fak saya. Menghadiri rapat kayak gini, saya mengambil sikap mendengarkan dan mencatat, atau bahasa kaum sufi-nya: sami’na wa ato’na, tanpa bisa memberikan pandangan atau masukan. Nah, lantaran sering ditugaskan ikut rapat itulah saya bisa tahu banyak karakter dan sikap pejabat dalam memimpin rapat.

Rapat di jajaran birokrasi tentu berbeda dengan di perusahaan swasta. Rapat di pemerintahan dipimpin oleh pejabat yang menggawangi masalah itu. Asal tahu saja, tak ada rapat yang bisa dipimpin oleh staf senior macam saya, misalnya, meskipun saya sangat ahli dibidang tersebut, atau bahasa kerennya senior expert. Rapat tetap harus dipimpin oleh level pejabat. Biasanya, bila rapat membahas mengenai suatu kebijakan stategis yang mesti diambil atau diputuskan, maka rapat akan dipimpin langsung oleh pejabat level tinggi, bahkan bisa langsung diambil alih oleh gubernur itu sendiri –tentunya dengan didampingi oleh pejabat teknis yang menguasi bidang itu-- untuk memimpinnya.

Mau tahu bagaimana alur rapat yang dipimpin oleh gubernur? Melalui pintu khusus, gubernur akan masuk ke ruang rapat. Beliau menyapa yang hadir, lalu gubernur memberikan arahan atau pandangan secara global. (Jangan dulu berpikir bahwa gubernur akan selalu tahu atau menguasai permasalah itu, tidak! Beliau juga manusia, tak semua masalah ia kuasai dengan baik. Ada panduan atau pointer rapat yang telah disiapkan oleh pejabat/staf yang menguasai teknis permasalahan tersebut. Dari sini gubernur sebelumnya membaca dan mempelajarinya --tentu di ruangannya, agar tak kelihatan bodoh di depan anak buahnya, hehe-- untuk kemudian memimpin dan mengarahkan secara langsung jalannya rapat). Dari arahan itu terbukalah cakrawala dan wawasan peserta rapat akan permasalahan yang sedang dibicarakan. Lalu mulailah para pejabat berbicara dengan tak lupa didahului kata: “mohon izin!” Dari sini, muncullah silang pendapat dan argument untuk kemudian disaring dan diputuskan dalam rapat tersebut.

Bila gubernur memimpin langsung hingga selesai rapat, maka hari itu juga keputusan final bisa diambil tanpa menunggu kembali arahan dari sang gubernur. Namun bila sang gubernur hanya memberi arahan singkat, lalu keluar ruang rapat, maka hasil rapat yang diputuskan akan dibuatkan surat berupa nota dinas yang meminta gubernur untuk memberikan disposisinya. Diakhir paragraf nota dinas HARUS tertulis kalimat: “Demikian laporan ini kami sampaikan, mohon arahan lebih lanjut.”

Begitulah kurang lebihnya.

Kembali ke bahasan saya dimuka. Sayangnya, tidak semua rapat dipimpin oleh mereka yang memang cakap dalam memimpin rapat, even pejabat tinggi level gubernur sekalipun. Ternyata masih banyak pimpinan atau pejabat yang memimpin rapat tidak mengarahkan jalannya rapat agar berlangsung dengan baik. Banyak yang tak cakap dalam men-direct jalannya rapat. Akibatnya (jalannya) rapat sering over time, karena melebar ke hal-hal yang tidak substansial untuk dibahas.

Lalu bagimana sih rapat yang baik itu? Nah, disinilah ada seni tersendiri dalam memimpin rapat agar hal-hal yang tak perlu dibahas dapat dikesampingkan, sehingga jalannya rapat menjadi efektif. Kecakapan memimpin rapat ini tidak ada dalam mata kuliah manapun di dunia. Kecakapan ini menurut saya erat kaitanya dengan pengalaman seseorang dalam berorganisasi. Seni ini mengalir pada jiwa seorang yang mempunyai leadership yang kuat. Ya, kalau semasa kuliah, misalnya, tak aktif berorganisasi, bagaimana mungkin ia dapat mengarahkan topik dan berbicara di depan orang. Hanya mereka yang dulunya aktif dalam organisasi mahasiswa lah yang tahu asam garam dan dinamika pe-rapat-an. Ia tahu bagaimana memimpin. Ia tahu bagaimana mengarahkan orang.  

Karena sering rapat itulah saya dapat menyimpulkan bahwa rapat yang baik itu adalah:

1. Dipimpin oleh orang yang ngerti masalah yang akan dibicarakan. Sering saya perhatikan pimpinan rapat tidak paham substansi materi pada rapat yang ia pimpin. Akibatnya ia tak dapat memimpin dan mengarahakan alur topik pembicaraan diantara peserta rapat. Harusnya membicarakan A, misalnya, ehh malah topik B yang sering diungkit.
2. Optimal, alias efektif dari segi penggunaan waktu. Lantaran tak cakap dalam memimpin rapat maka ia tak mampu membatasi topik-topik apa yang menjadi penekanan untuk diselesaikan pembahasannya. Akibatnya, waktu pun terbuang percuma karena habis berkutat membicarakan sesuatu yang di luar substansi rapat.
3. Tepat sasaran alias goal atau output dari rapat yang  diadakan dapat diperoleh. Sering kita ikut rapat namun selalu tersisa permasalahan yang tidak terpecahkan. Akibatnya rapat yang membahas satu permasalahan yang sama dapat terjadi hingga berjilid-jilid. Atau bahasa sederhananya akan ada rapat lanjutan, hehe..
4.  Dan terakhir dapat ditemukan solusi pemecahannya.

Begitulah romantika pe-rapat-an yang sering saya jumpai. Tidak semuanya berakhir dengan kekecewaan, bahkan banyak pula rapat yang saya hadiri berakhir dengan hasil sukses, dalam arti; Rapat dimulai tepat waktu; Berlangsung secara singkat: Terakhir, dihasilkan keputusan yang sesuai dengan maksud dan isi rapat. Demikian adanya.